Temps de lecture : 5min

L’inventaire d’une flotte de matériel IT est l’élément essentiel d’une gestion de parc solide et sereine au quotidien. Mais c’est également une étape indispensable pour envisager un renouvellement de flotte ou encore, une opération de recyclage efficace.

Mais pour que son inventaire soit une réussite, il faut savoir concrètement ce que signifie inventorier son matériel, pourquoi cela est essentiel, et quel processus suivre pour qu’il soit pertinent et révélateur.

Toutes les réponses dans cet article !

L’inventaire, qu’est-ce c’est ?

L’inventaire d’un parc de matériel IT pourrait être défini comme une liste précise de tous les équipements informatiques d’une entreprise ou d’une organisation, qu’ils soient utilisés ou non, fonctionnels ou non. Cette collecte va permettre de répertorier :

• Les outils mobiles : smartphones, tablettes, ordinateurs portables, etc.
• Les équipements « de bureau » comme les ordinateurs fixes par exemple.
• Les accessoires : souris, claviers, casques, micros, écrans, etc.
• Et d’autres outils courants comme les clés 4G, clé USB, disques durs…

Dans l’idéal, la liste peut aussi mettre en avant les utilisateurs, ainsi que leur poste et attribution, et toute autre information qui peuvent aider dans la classification du matériel (contrats et factures, date d’achat et mise en service, garanties…).

Utilisé par toutes les sociétés commercialisant des produits « physiques », l’inventaire est indispensable pour optimiser le fonctionnement de la structure pour certaines ou encore de contrôler sa rentabilité pour d’autres. Dans notre cas, l’inventaire de matériel IT aura pour objectif de vérifier le fonctionnement du système pour savoir comment gérer son parc informatique de manière efficace.

Pourquoi faire l’inventaire de sa flotte de matériel IT ?

Gérer les actifs et les stocks

L’inventaire d’une flotte de matériel IT est donc primordial pour le fonctionnement d’une entreprise. Il permet de suivre les actifs, de savoir où se trouvent les appareils, par qui les appareils sont utilisés, ou encore, dans quel état sont-ils. L’inventaire permet également de mieux gérer les stocks et de faire le point sur les appareils inutilisés, obsolètes ou hors service. Il permettra aussi d’analyser le stock « tampon » qui servira à maintenir l’activité de travail en cas de pannes, de casses ou tout simplement, fournir ce qu’il faut lors des nouvelles arrivées.

L’inventaire est donc un moyen de prendre des décisions plus évidentes, plus rapidement, notamment pour envisager les réparations, la reprise ou le recyclage des appareils. Cela se traduit par une meilleure gestion du cycle de vie des équipements.

Anticiper l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs

Dans un monde du travail ou le turn-over est monté en flèche ces dernières, être préparé à gérer les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) de collaborateurs est un atout précieux.

L’inventaire permettra donc de faire un état des lieux des appareils disponibles ou non en vue de l’arrivée d’un collaborateur. La liste deviendra un outil d’aide à la décision pour déterminer si des achats, réparations ou remises en parcs seront à prévoir pour maintenir ce stock tampon.

Préparer l’arrivée d’un collaborateur est donc essentiel, mais les départs le sont tout autant. Au-delà de sa prise en compte dans l’inventaire, ce sera l’occasion d’analyser l’état du matériel pour le catégoriser : matériel opérationnel, nécessitant une réparation, devenu obsolète, ect. Vous aurez alors une vision générale précise et stratégique de votre parc.

L’inventaire est un moyen de gérer sa flotte de façon optimisée et de mieux gérer les mouvements des divers équipements informatiques.

Anticiper le renouvellement des équipements informatiques

Puisque l’inventaire apporte une vision claire des appareils IT, de leur état, de leurs mouvements et de leur cycle de vie, il permet également d’anticiper les renouvellements. Mais pour cela, il faut qu’il soit fait de façon régulière et assidue, idéalement, mis à jour dès qu’il y a un mouvement. De cette manière, la tâche de suivi sera moins longue et chronophage. Le renouvellement aura alors le temps de se faire, sans devoir être fait dans l’urgence et la précipitation.

En bref, un inventaire régulier et précis permet de maintenir la bonne expérience des utilisateurs.

Optimiser la cybersécurité du parc IT et de son matériel

La cybersécurité est une étape essentielle dans la gestion d’un parc IT. Pourtant, par manque de compétences, ou d’information sur ce sujet, c’est un axe souvent sous-estimé. Des partenaires spécialisés peuvent pourtant vous accompagner pour ajuster votre degré de sécurité en fonction de vos besoins.

L’inventaire du matériel IT est aussi l’occasion de contrôler la sécurisation des assets sur l’ensemble du parc, et d’éviter des oublis de matériels.  C’est une sécurité renforcée notamment en cas de perte ou de vol d’un appareil.

Éditer un reporting fluide

L’inventaire servira aussi d’éditer un reporting fiable de la flotte du parc informatique. Un outil pour permettre de suivre l’ensemble des mouvements et les indicateurs clés qui refléteront à l’activité, à la RSE, à l’état des matériels par exemple. Le reporting, s’il est fluidifié, pourra aider à anticiper la fin de vie des appareils et les opérations de recyclage qui suivront.

Suivre les coûts

Un inventaire optimisé permettra également de gérer les différents coûts liés à la gestion du parc IT. Pour cela, il faudra prendre en compte plusieurs indicateurs tels que le coût total de possession (CTO), le coût de maintenance, ou le coût d’acquisition, par exemple. La connaissance de ces différents coûts sera un atout indispensable pour gérer la trésorerie et les prochaines dépenses liées aux renouvellements, pannes, casses ou périodes de mise en SAV du matériel.

👉 L’inventaire est un allié idéal pour les sociétés et leur suivi de flottes d’appareils informatiques. Outil de pilotage indispensable pour gérer les stocks, c’est un axe essentiel pour piloter efficacement la cybersécurité et la protection des données. C’est aussi un moyen d’anticiper la prise de décisions pour maintenir un bon roulement de la flotte IT, de maximiser son utilisation. Pour terminer, c’est également un outil essentiel pour garder une vision globale du parc, pour une expérience utilisateur optimale.

L’importance de l’inventaire est donc primordiale pour le suivi et le maintien de votre parc, vous l’aurez compris. Mais comment le réaliser d’une manière vraiment efficace et rapide ? Voici les clés pour un inventaire de flotte d’équipement informatique réussi.

Télécharger votre modèle d’inventaire Excel offert 🎁

Parc d’équipement IT : les clés d’un inventaire réussi

Prérequis indispensable : des informations fiables et concrètes

Cela parait être une évidence, mais pour un inventaire réussi et pertinent, il faudra se baser sur les informations claires et surtout fiables. En effet, la donnée recueillie sera l’élément clé pour un inventaire pertinent et pour les autres qui suivront par la suite.

Il faudra donc, en amont de l’inventaire, collecter les informations provenant des différentes sources (extranets opérateurs, du MDM, ou de la gestion du parc en temps réel…). Puis vérifier la fiabilité de l’information recueillie en évaluant leur cohérence.

La réalisation d’un inventaire pertinent passe aussi par la connaissance des appareils à prendre en compte. Chez Connexing – Betoobe, nous recommandons de comptabiliser les appareils suivants :

• Postes de travail fixes et mobiles
• Ordinateurs de bureau
• Ordinateurs portables
• Téléphones portables
• Tablettes
• Accessoires :
• Souris
• Claviers
• Écrans
• Casques audios
• Microphones…
• Connectivité :
• Clés 4G
• Routeurs 4G…
• Autres matériels :
• Clés USB
• Disques durs…

Cette liste est évidemment à compléter en fonction des équipements spécifiques des collaborateurs de la société et de l’organisation qui en découle.

Pour exemple, il faudra prendre en compte le modèle, mais aussi la configuration spécifique de l’appareil, et son numéro de série.

De cette façon, l’inventaire sera prêt à être établi.

Chez Connexing – Betoobe, nous recommandons de se concentrer sur les informations suivantes pour réaliser son inventaire :

• Nom de l’appareil ou de l’accessoire
• Numéro de série
• Marque et modèle
• Caractéristiques, configuration spécifique
• Attributions du matériel ou de l’accessoire (utilisateur, ligne…)
• Localisation (sur site ou chez l’utilisateur)
• Date d’achat (suivi de garantie) ou de début de contrat (leasing)
• Statut (en cours d’utilisation, en réparation, en stock…)
• Documents associés (contrats, factures…)

👉 Avec la liste intégrale des équipements et accessoires à prendre en compte, les bases sont solides pour réaliser un inventaire de manière efficace. Il faudra ensuite déterminer la récurrence pour réaliser l’inventaire des équipements informatiques, la méthode (automatique ou manuelle) et l’outil utilisé pour se faire.

Réaliser son inventaire avec les bons outils

Collecter les informations puis les vérifier est donc la base pour un inventaire efficace. Mais c’est sans compter le bon outil alors que ceci est trop souvent sous-estimé. Il est vrai qu’un simple tableur Excel peut faire le travail, mais on rencontre vite les limites.

Que l’inventaire soit réalisé en mode automatique ou en mode manuel, il faut s’équiper d’un outil adapté et spécifique.

Voici les outils que nous vous recommandons chez Connexing – Betoobe pour chacune de ces méthodes, qui sont ceux que nous utilisons en interne et pour nos clients.

Faire un inventaire automatisé avec un asset manager classique (GLPI, EasyVista,…)

Les logiciels de gestion de parc (assets management) les plus couramment utilisés sur le marché sont GLPI, EasyVista, ServiceNow, et bien d’autres encore. Ce sont des outils très complets et performants, offrant un grand nombre de paramètres pour chaque appareil de votre parc.

Ils offrent une multitude de fonctionnalités et de configurations pour une gestion complète des appareils et du parc lui-même. Ces outils sont extrêmement puissants, mais cela peut parfois les rendre trop complexes, peu intuitifs et encombrants.

👉 Les avantages des outils de gestion :

• Des plateformes très complètes qui permettent de gérer TOUS les outils (IT ou non)
• Des paramètres et configurations très précis

👉 Les inconvénients :

• Des outils trop complets, mais très lourds, qui demandent des formations parfois longues pour maitriser tout son potentiel
• Des fonctionnalités qui peuvent paraitre superflues pour gérer son parc IT
• Parfois peu intuitifs
• Peuvent demander un budget important et impactant

Les outils d’asset management sont des outils configurables et qui permettent de gérer beaucoup d’axes dans un parc d’équipements informatiques. Ils peuvent être très efficaces, si on investit le temps de formation nécessaire (pour le gestionnaire, mais aussi pour les équipes) à la configurer et son utilisation. Au final, ce sont des outils qui peuvent être vécus comme lourds à mettre en place et utiliser au quotidien.

Il existe des plateformes de gestion de parc IT plus abordables, plus rapide à mettre en place et plus intuitives en termes d’utilisation au quotidien, comme par exemple le logiciel MobileHub.

Faire un inventaire avec MobileHub 

Un inventaire réalisé avec un outil spécialisé devient beaucoup plus simple pour gérer ses flottes d’équipements IT. C’est l’outil idéal pour la gestion et le suivi quotidien des parcs, quelle que soit la taille de l’entreprise ou de la flotte, et pour limiter les risques d’erreurs de comptage ou de suivi.

Connexing-betoobe a créé la plateforme MobileHub pour apporter une réponse à ce besoin, en facilitant et regroupant la gestion de flotte d’appareils informatiques de façon à gagner du temps et de la sérénité.

La plateforme MobileHub propose des fonctionnalités essentielles pour bien gérer sa flotte d’équipements IT :

• La création des utilisateurs, l’enregistrement des équipements IT et accessoires (en individuel ou en masse).
• La gestion des attributions à chaque utilisateur de l’ensemble de leur matériel (appareils, accessoires, lignes…)

• L’enregistrement du statut des terminaux (attribué, en réparation, en restitution, en stock…)
• La gestion des documents associés à tous les appareils, accessoires compris (contrats, factures…)
• La gestion des SAV et réparations et du recyclage des appareils
• La gestion des mouvements
• La gestion des campagnes de déploiements

• La synchronisation multisource sécurisée avec les outils de sécurité (MDM…) et les informations transmises par les opérateurs
• La réconciliation automatique des données de parc
• La création de reportings de mouvements, de garantie des terminaux, de SAV et réparations, de l’état du parc…

Ainsi, avec cet outil de gestion, l’inventaire des appareils informatiques se fait en quelques étapes simples :

1. Une phase d’initialisation : une étape qui demande des actions manuelles, mais qui est entièrement guidée par la plateforme MobileHub. L’objectif est de réaliser un premier import de la flotte avec un fichier ou un outil (export d’état de parc opérateur, import d’un fichier Excel existant, connexion à un outil externe…), où le gestionnaire de flotte peut décider manuellement ce qu’il importera ou non dans MobileHub (d’un simple clic).
2. La phase de vie et de gestion de la flotte IT et des utilisateurs : chez Connexing – betoobe, l’intelligence humaine est au cœur de la gestion de parc. C’est pourquoi dans la plateforme de gestion MobileHub, l’état de parc n’est pas mis à jour automatiquement. L’outil repose sur un système d’alertes envoyées aux gestionnaires de parc afin de les informer des incohérences pouvant être suspectées. Ces gestionnaires pourront alors décider quelles mises à jour sont correctes et lesquelles nécessitent une vérification ou une information de l’utilisateur (si un utilisateur retire sa carte SIM fournie avec le téléphone professionnel et la met dans son appareil personnel, par exemple) ou une autre opération de gestion de parc. Les incohérences seront alors mises en avant pour permettre aux gestionnaires de parc de contrôler les données manuellement ou grâce aux outils existants (solutions de MDM (Intune, Hexnode…), extranets opérateurs, import de données via CSV, etc.

MobileHub propose ainsi de disposer d’un inventaire en temps réel, tout en pouvant réaliser toutes les opérations de gestion directement depuis la plateforme.

Grâce à cet outil, vous bénéficiez d’une solution complète pour faire vos inventaires et gérer tous les aspects du parc, en seulement quelques.

👉 Les plus de l’inventaire semi-automatisé avec un outil dédié :

• Avoir une base de données fiable, et facile à mettre en place
• Suivre un inventaire automatisé en temps réel des appareils et de leurs utilisateurs
• Piloter les droits et accès des multiples parties prenantes
• Limiter l’erreur humaine et éviter les suppressions involontaires d’information

• Obtenir facilement les informations en temps réel de la flotte d’assets IT et d’utilisateurs

• Un budget maîtrisé contrairement aux outils de gestion classiques

👉 Les inconvénients de l’inventaire automatisé avec un outil dédié :

• Demande un budget pour l’outil
• Demande un délai d’adaptation et de formation des équipes au nouvel outil

Digitalisez la gestion de votre parc IT

MobileHub aide les gestionnaires de flotte IT à organiser, exécuter et planifier leurs opérations en quelques clics :

✅ Parcs mobiles : smartphones, tablettes, PC, accessoires

✅ Cybersécurité

✅RSE

✅ Gestion des utilisateurs et terminaux,

✅ Reportings … et bien plus !

Demander une démo 💻

Finalement, en partant de zéro, il existe des actions simples et rapides à mettre en place pour aborder la sobriété numérique ET réduire son empreinte carbone :

• Limiter ses envois de mails, leur stockage ou les pièces jointes lourdes associés :

Plus de 1.4 milliard de mails sont envoyés chaque en France. 84 % des emails sont internes à l’organisation. 27 % d’entre eux ne sont jamais lus selon le site Workplace magazine. Privilégiez donc votre outil de messagerie instantanée, moins consommateur et où l’on écrit moins.

• Optimiser son matériel informatique :

– Réaliser les mises à jour proposées régulièrement

– Ne pas les laisser constamment sur secteur pour éviter les surchauffes

– Activer le mode veille au minimum toutes les 10 min

– Éteindre son PC et ses écrans le soir

Tous ces points sont des réflexes à adopter pour préserver son matériel et allonger son espérance de vie. Ce qui contribue à limiter votre impact carbone si votre appareil fonctionne correctement et que vous pouvez repousser la date de renouvellement de parc.

• Choisir la revalorisation de matériel lorsqu’il est nécessaire de renouveler son parc :

Un outil obsolète pour vous ne le sera peut-être pas pour quelqu’un d’autre. Proposer son matériel auprès de brokers spécialistes peut permettre là encore d’offrir une seconde voire une troisième vie à votre matériel.

Au-delà de la sobriété numérique, la consommation énergétique peut aussi avoir ses axes d’améliorations. En effet, Roomz propose des produits, mais également une appli Advanced Analytics qui vous permettra d’analyser l’utilisation de vos espaces de bureaux.

Récapitulatif : les clés pour réussir son inventaire de parc d’appareils

L’inventaire du parc IT est donc une liste détaillée répertoriant l’ensemble des matériels informatiques utilisés ou non, d’une entreprise ou d’une organisation.

Véritable garant du bon fonctionnement du système, l’inventaire est essentiel pour bien gérer son parc informatique. Il sert en outre à :

• Gérer efficacement les actifs et les stocks
• Préparer l’arrivée et le départ de collaborateurs
• Anticiper le renouvellement des appareils manquants, obsolètes ou non réparables
• Maximiser la sécurité de l’intégralité du parc IT
• Fluidifier les reportings (mouvements, SAV et réparations, des états de garantie, etc.)
• Gérer les coûts (le coût total de possession, de maintenance, ou d’acquisition, par exemple)

Pour optimiser son inventaire et avoir une base solide, les étapes essentielles prennent en compte :

• L’assurance de la fiabilité de l’information collectée
• La prise en compte de tous les équipements et accessoires concernés
• S’équiper des bons outils pour son suivi

Qu’il soit réalisé de façon automatisée ou manuelle, des outils spécialisés existent pour réaliser efficacement son inventaire, comme par exemple MobileHub.co pour un inventaire automatisé.

Demandez une démo personnalisée ici