Les réunions font partie du quotidien au travail. Pourtant, elles sont souvent mal aimées. Deux raisons principales : une mauvaise planification et une perte de temps. Une réunion peut représenter une part importante de la journée de travail en particulier si elle n’est pas organisée correctement. Les réunions inefficaces deviennent plus qu’un simple problème de productivité : elles ont un impact considérable sur le bien-être au travail.
En 2019, Logitech a réuni un panel d’experts de plusieurs disciplines (neuroscientifiques, universitaires, Navy Seals, prédicateurs, chirurgiens et chefs d’entreprise) pour établir la réunion parfaite de 60 minutes. Résultat : “Dix règles simples pour des réunions fructueuses.“ Voici leur point de vue sur ce que les technologies de l’information peuvent faire pour permettre des réunions plus réfléchies :
1. Ne vous endormez pas dans votre routine
Les êtres humains sont attirés par la nouveauté. En effet, une étude de l’University College London a montré qu’un cerveau humain réagit mieux à la nouveauté qu’aux éléments familiers. Si nous avons fait quelque chose des dizaines, nous courons le risque le faire uniquement par habitude. En matière de réunions, il est indispensable d’innover pour lutter contre la routine. La solution pour cela c’est l’expérimentation. Les organisateurs de réunions peuvent expérimenter différentes façons de rendre les choses intéressantes. Il peut s’agir de changer de lieu, de réduire la durée de la réunion ou d’utiliser la technologie d’une nouvelle manière. Le simple fait d’essayer une nouvelle approche peut libérer le potentiel d’une réunion monotone.
<< Il est indispensable d’innover pour lutter contre la routine. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Concevez des espaces de réunion variés avec la technologie appropriée pour que les réunions restent innovantes et suscitent la créativité. Un espace de réunion doit être soigneusement conçu pour favoriser l’échange d’informations. Explorez l’utilisation de la technologie de tableau blanc offerte par les logiciels de vidéoconférence pour faciliter le brainstorming et le partage d’idées.
2. Fixez des objectifs de réunion
En définissant un objectif clair, les organisateurs de réunions concentrent l’esprit collectif de l’équipe. Si c’est différent que de fixer un ordre du jour (ce qui est également crucial), c’est tout aussi important. Si l’objectif est pertinent pour les participants, ils seront plus attentifs et plus engagés. Or, des employés motivés sont le moteur de la réussite des entreprises. Le rapport Global Workplace de Gallup montre que les entreprises ayant un meilleur engagement de leurs collaborateurs présentent des ventes supérieures de 20 % et un turnover inférieur de 59 %. Parmi les exemples de réunions ayant des objectifs définis, nous pouvons citer les réunions d’information, les réunions de brainstorming et les réunions de consolidation d’équipe.
<< Si l’objectif est pertinent pour les participants, ils seront plus attentifs et plus engagés.. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Les organisateurs de réunions appellent-ils leur réunion par le nom adéquat ? Utilisent-ils entièrement les outils disponibles pour organiser les réunions afin que les participants puissent s’engager pleinement ? La visioconférence et l’intégration d’applications de calendrier facilitent la mise en place de réunions et automatisent le partage d’informations, de l’objectif de la réunion aux identifiants de connexion. Les participants savent à quoi s’attendre et comment rejoindre facilement la réunion.
3. Utilisez la technologie à bon escient
La technologie représente une part fondamentale des réunions. Comment pouvons-nous donc utiliser la technologie à meilleur escient pour proposer une meilleure expérience de réunion ? Lorsqu’elle est utilisée efficacement, une technologie riche en médias peut stimuler la créativité et la productivité. Il a été prouvé que les outils de communication audio et vidéo de haute qualité permettent de maximiser l’efficacité des réunions. 5,6 Cependant, évitez toute technologie qui n’apporterait aucune valeur ajoutée (ou serait source de distraction) à la réunion.
<< Une technologie riche en médias peut stimuler la créativité et la productivité >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
La technologie doit améliorer de façon continue l’expérience de réunion. Imaginez des applications de visioconférence avec des fonctions intégrées de partage de contenu. Recherchez des ensembles de solutions matérielles et logicielles faciles à déployer et à utiliser. Les problèmes techniques sont un véritable fléau pour les réunions.
4. Maintenez la concentration, faites attention aux dérives
Lorsqu’une équipe s’éloigne de l’ordre du jour, il est difficile de la remettre sur la bonne voie. Maintenir ce sens de la concentration pour s’engager dans des discussions complexes signifie mettre les participants au défi jusqu’à un certain point. En revanche, ne les surchargez pas trop, sous peine de risquer l’épuisement.
<< Ne les surchargez pas trop, sous peine de risquer l’épuisement. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Veillez à ce que les outils technologiques de réunion fonctionnent ensemble de manière transparente afin de minimiser les perturbations dans le déroulement de la réunion. Choisissez des solutions technologiques optimisées pour les applications logicielles les plus utilisées par votre entreprise. Par exemple, l’intégration du calendrier des solutions de réunion peut fournir des avertissements à l’écran sur le temps restant pour maintenir la concentration jusqu’à la fin des réunions.
5. Rassemblez de grands groupes pour une plus grande innovation
Des grands groupes naissent les grandes idées. Il est logique que le nombre d’idées augmente avec le nombre de participants, non ? Malheureusement, il ne suffit pas de réunir un grand groupe et de laisser les idées fuser. Cela peut sembler contre-intuitif, mais la meilleure façon d’exploiter cette intelligence collective et de générer de l’innovation est de maintenir une structure dans des réunions créatives plus importantes. Les idées révolutionnaires ont plus de chances de se concrétiser dans une réunion où le sens de l’orientation est élevé.
<< La meilleure façon d’exploiter cette intelligence collective et de générer de l’innovation. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Les groupes plus importants ont besoin de salles plus grandes, voire d’emplacements multiples, et de solutions technologiques appropriées pour les prendre en charge. L’organisation d’une grande réunion créative ne doit pas être entravée par la technologie peu familière des grandes salles. Recherchez des solutions de collaboration vidéo proposant une expérience utilisateur cohérente avec une bonne qualité audio et vidéo pour présenter chaque participant, que les réunions soient organisées dans un bureau ou dans une salle de quelque taille que ce soit.
6. Voyez et entendez chaque participant
Un grand nombre de personnes différentes signifie un grand nombre de perspectives différentes, et il est prouvé que l’intégration d’une représentation au sein d’une entreprise favorise l’engagement, la fidélisation et la satisfaction. Cela implique également de prendre les mesures nécessaires pour veiller à ce que chacun puisse se faire entendre pendant la réunion. Identifiez les styles de communication préférés des participants pour veiller à ce que chaque participant à la réunion ait son mot à dire.
<< Veiller à ce que chaque participant à la réunion ait son mot à dire. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Veillez à ce que chaque participant à la réunion puisse être clairement vu et entendu, quelle que soit la taille de la salle ou le lieu où il se trouve. Des solutions de visioconférence avec une optimisation audio et vidéo par IA peuvent grandement améliorer le déroulement de réunions entre des participants dans le monde entier.
7. Misez sur l’aspect social
Les réunions sont un véritable processus social. Comme toute autre situation sociale, les réunions consistent en un groupe d’individus qui se réunissent dans un but commun. Cela signifie également qu’il existe une obligation collective de rester impliqué et de participer sérieusement. Les réunions sont un processus social qui doit être correctement appréhendé. En stimulant l’engagement dans ce processus, vous réduirez le stress des participants aux réunions.
<< Il existe une obligation collective de rester impliqué et de participer sérieusement. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Aménagez la salle de manière à ce que les réunions puissent se dérouler de manière intuitive et naturelle. Les solutions de visioconférence avec des haut-parleurs à l’avant de la salle attirent naturellement les regards vers l’avant de la salle de réunion. Les conversations avec des participants à distance sont ainsi plus naturelles, comme s’ils se trouvaient dans la même salle.
8. Établissez un plan
Il ne suffit pas de programmer une réunion dans l’emploi du temps de chacun. Pour porter ses fruits, une réunion doit être soigneusement organisée. Tenez compte du fait qu’une réunion d’une heure pour huit personnes représente huit heures de temps productif. Cela correspond à une journée de travail. Cela nécessite une bonne planification, une utilisation judicieuse de l’espace, de la technologie et du temps de chacun. 11 Cette approche nécessite également un certain niveau d’expérimentation : une heure peut convenir pour une présentation, mais peut mener à l’épuisement pour un brainstorming. Essayez différents formats pour déterminer ce qui convient à chaque situation.
<< Une heure peut convenir pour une présentation, mais peut mener à l’épuisement pour un brainstorming.. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Veillez à ce que la technologie présente dans la salle soit toujours prête à fonctionner comme il se doit et de la même manière à chaque fois, afin que les participants à la réunion puissent immédiatement commencer leur réunion conformément au plan. Une technologie de réunion vidéo simple à démarrer, qu’elle soit prête à l’emploi ou dédiée à une pièce, permet aux participants de tirer le meilleur parti de la réunion.
9. Les Leaders montrent l’exemple
Les leaders sont cruciaux pour la réussite d’une réunion. Le rôle d’un leader dans la réussite d’une réunion est de rallier l’équipe et de la guider vers un objectif commun. Les réunions vraiment efficaces impliquent généralement un seul leader, qui a le pouvoir de donner le ton, de soutenir les idées créatives et d’encourager une meilleure prise de décision.
<< Donner le ton, de soutenir les idées créatives et d’encourager une meilleure prise de décision. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Une technologie exempte de problèmes peut donner au leader de la réunion la confiance nécessaire pour se concentrer sur ce qui est important. Offrez aux leaders des outils de visioconférence dont l’utilisation est intuitive sans l’aide du support informatique. Utilisez une plate-forme de gestion des dispositifs pour surveiller et gérer facilement votre technologie de visioconférence pour un déploiement évolutif. Cette plate-forme peut détecter les problèmes et permettre des mises à jour de prise en charge, même à distance, afin que les leaders de réunions puissent s’appuyer sur une technologie qui fonctionne.
10. Stimulez la créativité
Même si le but explicite de la réunion n’est pas de générer des idées, la créativité est une composante fondamentale de la réussite d’une réunion. Lorsque les participants à une réunion discutent de moyens uniques ou intéressants de résoudre des problèmes, il doit exister un moyen clair de saisir ces idées. De même, le fait de trouver un moyen facile de partager les résultats de la réunion garantit que les idées générées seront utilisées au mieux.
<< Trouver un moyen facile de partager les résultats de la réunion garantit que les idées générées seront utilisées au mieux.. >>
L’AVANTAGE DE LA TECHNOLOGIE :
Donnez aux participants la possibilité d’apporter leur propre ordinateur portable ou d’utiliser des solutions intégrées aux consoles de salles de conférence à des fins de partage de contenu et d’enregistrement pendant les appels vidéo. Explorez les configurations de technologies de réunion les mieux adaptées à la salle et à l’entreprise. Gardez à l’esprit que les participants veulent une expérience de réunion cohérente, efficace et intuitive pour les aider à atteindre leurs objectifs de réunion.